Avaliação de Documentos

A avaliação de documentos de arquivo é uma etapa decisiva no processo de implantação de
políticas de gestão de documentos, pois traz agilidade ao processo de recuperação dos
documentos e das informações neles contidas; possibilita eliminação criteriosa de
documentos, a redução da massa documental acumulada e a consequente liberação de
espaço físico, a preservação dos documentos de guarda permanente, além do estimulo à
pesquisa e uso de dados retrospectivos.
O instrumento da avaliação é a Tabela de Temporalidade de Documentos, que é um
“instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos de
transferência, recolhimento, eliminação e reprodução de documentos”, conforme o
Dicionário de Terminologia Arquivística (AAB-SP). Nela devem constar os prazos de
arquivamento dos documentos no arquivo corrente, de sua transferência ao arquivo central
e/ou intermediário, e de sua destinação final, os prazos que determinam sua eliminação ou
recolhimento ao arquivo permanente. Por ser um instrumento dinâmico de gestão de
documentos, a Tabela de Temporalidade deve ser periodicamente atualizada, incorporando
novos documentos que venham a ser produzidos, as mudanças que eventualmente,
ocorrerem na legislação que os fundamentam ou na estrutura do órgão produtor.

Fonte: http://www.aperj.rj.gov.br/doc/manual%20de%20gestao.pdf